Tutoriel de mise en place de votre offre PRO+

Pour que tout roule comme sur des roulettes, il est impératif que vous suiviez les consignes que l’on va vous donner ici alors bloquez un créneau dans votre agenda et posez-vous pour paramétrer votre logiciel tranquillement. Nous estimons qu’il vous faudra au minimum 1h30 (comptez +10 minutes pour chaque membre du personnel supplémentaire) pour mettre en place l’ensemble des paramètres. 🚀 

  • Vérifiez vos coordonnées : Nom d’enseigne (connu de vos clients), raison sociale (nom légal de votre entreprise), adresse, mail et téléphone

  • Complétez ou modifiez la partie « horaires ». Les informations renseignées dans cette zone apparaîtront en pied de page et sur la page contact de votre site internet et n’ont pas de lien direct avec votre planning.

    Vous pouvez y indiquer ce que vous voulez :

  • Indiquez les liens vers vos réseaux sociaux si vous en avez

  • Cliquez sur  pour ajouter votre logo, il apparaitra en haut à gauche de votre site internet

Avec la réservation en ligne, votre client devient autonome ! C’est génial car tout se fait seul mais c’est aussi pour ça que le paramétrage de votre offre doit être bien fait dès le départ. 

Par exemple, il est important que le logiciel sache bien qui sait faire quoi pour qu’il puisse vérifier les bons emplois du temps lors d’une demande de réservation. 

Pour ça, rendez-vous dans l’onglet paramétrage, cliquez sur le bouton “Fichier du personnel”, puis ouvrez une à une les fiches de vos collaborateurs pour y vérifier quelques points :  

  • S’il s’agit d’une personne ayant une date de fin de contrat (CDD, alternance, etc.), indiquez bien une date dans “Date de fin de contrat”. Cette personne ne sera plus plus proposé à la réservation à partir de cette date.
  • Complétez la partie “Affichage des créneaux”, cela correspond au temps entre deux créneaux proposés à la réservation en ligne pour cette personne.

    Exemple : Indiquez 00h30 si vous souhaitez que sur le planning les clients puissent prendre rendez-vous toutes les 30 minutes : à 9h, 9h30, 10h00, etc.

  • Cochez ou décochez la case en fonction de si votre collaborateur est disponible à la réservation en ligne
  • Indiquez son poste, sa description et sa photo si vous souhaitez que vos clients en sachent un peu plus sur votre équipe
  • Vérifiez les compétences de votre collaborateur : Si la personne a les compétences pour faire la prestation, cochez la case sinon décochez-la.

Nous avons de nombreuses options pour que la réservation en ligne ne vous empêche pas de garder la main sur votre planning et pour ça, nous allons vérifier et paramétrer plusieurs points ensemble : 

Pour commencer, allez dans vos paramétrages puis cliquez sur « Paramètres logiciel » et dans l’onglet planning :

  • Cliquez sur « Modifier les jours d’ouverture » et vérifiez que les jours cochés sont les bons.

    Attention, aucune réservation ne pourra être faite sur un jour décoché. 

  • Vérifier que la plage indiquée dans « Affichage du planning entre » est correcte.

    Attention, aucune réservation ne pourra être faite en dehors de cette plage horaire.

Pour finir, nous avons une option qui vous permet d’avoir un double planning. C’est à dire que le planning de réservation, visible dans le logiciel pour vous, peut ne pas être le même que celui visible en ligne. 

Exemple : Je travaille de 8 à 18h et c’est ce qui est affiché quand je clique sur « Planning » dans mon logiciel mais j’aimerais que les clients ne puissent réserver en ligne que le matin pour garder la main sur mon planning l’après-midi et pouvoir partir plus tôt si je termine vite. 

Si c’est une option qui vous intéresse, faites les paramétrages suivants. Si non, passez à l’étape suivante. 

  • Cliquez sur « Paramètres de la boutique en ligne / site de réservation » puis sur « Offre PRO (réservation en ligne)
  • cochez la case « Différencier l’emploi du temps des membres du personnel » (Psss : nous reviendrons sur les autres paramétrages par la suite)
  • Cliquez sur le bouton « Planning des disponibilités à la réservation en ligne »
  • Choisissez l’un des membres du personnel
  • Son planning habituel apparaît. Vous allez pouvoir y cocher ou décocher des jours, modifier les horaires sans que cela impacte son emploi du temps dans le logiciel.
  • Validez et recommencez pour chaque membre du personnel
  • Pensez bien à valider à nouveau tout en bas avant de quitter la page

Les rappels de rendez-vous par SMS ou par email sont devenus monnaie courante. Si vous souhaitez en envoyer à vos clients, restez ici et suivez les consignes suivantes. Si non, passez à l’étape suivante.

  • Cliquez sur « Paramètres logiciel », puis sur l’onglet « Mail/SMS automatique »
  • Cliquez sur le sous-onglet « Envoi de mails automatique »
  • Sur chaque type de mail que vous souhaitez envoyer, faites les actions suivantes :
  •  Cochez la case pour valider son envoi
  • Indiquez un objet
  • Récupérez le message par défaut ou rédigez votre propre contenu en cliquant sur « Modifier le contenu du mail »
  • Allez dans l’onglet « Paramètres généraux » et faites les actions suivantes :
  •  Indiquez votre email
  • Indiquez l’adresse SMTP et le port de votre fournisseur d’accès email
  • Indiquez le mot de passe de votre adresse emailAttention, certains fournisseurs imposent de générer un mot de passe d’application pour utiliser cette fonction et bien souvent pour accéder à ce paramétrage il faut activer l’authentification en 2 étapes. Si c’est votre cas, allez dans les paramètres de votre messagerie et cherchez « Mot de passe d’application »

    Voici la liste des fournisseurs concernés (Liste non exhaustive) : Gmail, Outlook, Hotmail et Yahoo

    Si vous n’y arrivez pas, ne paniquez pas, nous verrons cela ensemble lors de votre rendez-vous de contrôle. Passez tranquillement à la suite.

Le SMTP, “Simple Transfert Protocol”, est un protocole commun aux systèmes de messagerie pour l’envoi de courrier. Il vous permet donc de connecter une adresse mail gratuite (type gmail, outlook, etc.) à notre logiciel.

Attention, il est important de noter que l’envoi d’email via ce système est soumis aux règles de votre serveur. Ainsi, nous n’avons pas de possibilité de suivre les mails envoyés par ce biais et généralement cela ne fonctionne que pour l’envoi de mails occasionnels du type emails de rappel de rendez-vous mais pas pour des envois groupés comme une newsletter. En effet, la plupart des serveurs gratuits (gmail, outlook, etc.) bloquent l’envoi au-delà de 100-200 mails/jours. Vous pouvez vous rapprocher de votre serveur ou de votre hébergeur pour connaître leurs conditions.

Vous pouvez trouver l’adresse et le port SMTP de votre serveur de mail sur internet en tapant “paramètrage SMTP + le nom de votre serveur (orange/hotmail/etc).” ou en contactant votre serveur.

Concernant le port,  Il s’agit généralement de : 587 ou 465. Pour savoir lequel est le bon, il suffit juste de faire une recherche sur internet en tapant “Port SMTP + le nom de votre serveur (orange/hotmail/etc).” ou en contactant votre serveur.

  • Cliquez sur le sous-onglet « Envoi de SMS automatique »
  • Sur chaque type de SMS que vous souhaitez envoyer, faites les actions suivantes :
  •  Cochez la case pour valider son envoi
  • Récupérez le message par défaut ou rédigez votre propre message
  • Allez dans l’onglet « Paramètres généraux » et faites les actions suivantes : 
  • Choisissez votre indicatif 
  • Indiquez le nom d’envoi qui apparaîtra chez vos clients
  • Vérifiez que vous avez du crédit SMS et si non, faites le plein 🛒 (vous pouvez facilement en commander en allant dans la fenêtre « Mon abonnement »)
  • Validez en haut à droite et c’est tout bon 🚀

Vos prestations sont le cœur de votre métier, les rendre accessibles à la réservation en ligne est une très bonne idée mais avant ça, il va falloir s’assurer que votre fichier des prestations est prêt ! Pour ça, vérifiez plusieurs points :

Pour vos prestations :

  • Rendez-vous sur la liste de vos catégories de prestations, vérifiez qu’elles sont encore toutes d’actualité , vérifiez le nom de la catégorie (c’est ce qui apparaîtra en ligne) et enfin ajoutez une photo la représentant à l’aide du bouton  (Non obligatoire mais fortement conseillé)

    Pss : si vous n’avez pas d’image de catégorie, rendez-vous sur notre bibliothèque en ligne 😉

  • Vérifiez la liste complète de vos prestations et faites un tri si certaines ne sont plus réalisées. Si c’est le cas, sélectionnez la prestation, puis cliquez sur le bouton de modification et cochez la case “Cette prestation n’est plus réalisée” dans l’onglet « Infos utiles dans le logiciel »

  • Sur chacune des fiches prestations, dans la partie « Infos utiles dans le logiciel », vérifiez le nom, le tarif et le temps de votre prestation. C’est le temps qui sera bloqué dans votre planning. 

  • Sur chacune des fiches prestations, allez dans “Infos utiles sur le site de réservation” et :

  • Indiquez une description détaillée de votre prestation si vous le souhaitez. Cela peut-être l’occasion de donner toutes les informations dont vos clients ont besoin avant de réserver. Ce champ est également très utile pour le référencement naturel (utilisez des mots clés pertinents afin que votre site soit mieux référencé).

  • Cochez la case “prestation star” si vous souhaitez que celle-ci apparaisse en haut de la liste des prestations pendant une période.

  • Ajoutez une photo pour représenter la prestation à l’aide du bouton (Non obligatoire voir déconseillé si ce n’est pas nécessaire à la compréhension du client car plus le site comportera d’image et plus il sera long à charger.)

  • Indiquez si la prestation est réservable, visible (cela veut dire que les clients verront la prestation en ligne mais ne pourront pas la réserver) ou invisible.

    Bon à savoir : Si vous souhaitez qu’une catégorie complète de prestation soit invisible en ligne, n’ouvrez pas chaque prestation, vous pourrez nous en parler lors du rendez-vous de contrôle et nous pourrons faire la manipulation de notre côté.

Pour ça, rendez-vous dans “Paramétrages” puis cliquez sur “Paramètres de la boutique en ligne / site de réservation”. Nous allons commencer par compléter l’onglet “Paramètres généraux”. 

  • Dans la case site internet : Indiquez ici l’adresse (https://)  de votre site vitrine si vous en avez un ou laissez la case vide.

  • Dans les cases Facebook et Instagram, indiquez les liens de vos pages sur les réseaux sociaux si vous en avez ou laissez les cases vides.

  • Le bouton  vous permet de personnaliser votre politique de confidentialité. En cliquant sur le bouton, vous pouvez récupérer un exemple qu’il vous suffira de personnaliser avec vos informations.

    Attention, Il s’agit d’une obligation légale, il faudra la compléter au plus vite. Nous nous gardons le droit de couper l’accès à votre site internet si cette obligation n’est pas remplie au plus tard 1 mois après sa mise en ligne. 

  • Dans la case “Votre activité” indiquez le nom de votre métier, cela apparaîtra sur la page d’accueil de votre site dans la phrase “Bienvenue dans votre XX » (si vous laissez vide, cela affichera « Bienvenue dans votre salon de toilettage »)

  • Dans la case “Texte de bienvenue de la page d’accueil”, vous pouvez rédiger une présentation de votre salon. Ce champ est également très utile pour le référencement naturel (utilisez des mots clés pertinents afin que votre site soit mieux référencé)

  • Choisissez les options de visibilité pour votre client depuis son espace client : vous pourrez décider si votre client peut voir ses abonnements en cours et ses rendez-vous passés.

  • Rédigez, si vous le souhaitez, une phrase qui apparaîtra en bas de la page contact de votre site sous le formulaire de contact. (Non obligatoire)

  • Les deux cases de “Code HTML” vous permettent d’intégrer du code si vous souhaitez que votre site soit suivi par un tag manager Google. (Non obligatoire)

Passons maintenant à l’onglet “Offre PRO (réservation en ligne)”, nous vous invitons à l’ouvrir pour le paramétrer : 

  • Vous trouverez dans un premier temps une case à cocher pour activer la réservation en ligne. Il faut cocher cette case pour que vos clients puissent prendre rendez-vous. 

  • Dans la case : “Période maximale pendant laquelle un rendez-vous peut être réservé”, indiquez le nombre de jours souhaités.

    Exemple, si vous indiquez 30, le client pourra prendre rendez-vous jusqu’à 30 jours à l’avance; si vous indiquez 45, le client pourra prendre rendez-vous jusqu’à 45 jours à l’avance, etc.

  • La case « Différencier l’emploi du temps des membres du personnel » a été vu précédemment dans ce tutoriel

  • Dans la case : “Délai minimum avant le prochain créneau”, indiquez combien d’heure au minimum il doit y avoir entre l’heure à laquelle le client prend son rendez-vous et le rendez-vous lui-même.

    Exemple, si vous indiquez 02:00 (2 heures), s’il est 10h lorsque le client regarde vos disponibilités, même si votre planning est vide, il ne verra pas de créneau avant 12h.

  • La case “Autoriser les nouvelles inscriptions en ligne” est à cocher si vous souhaitez que des clients inconnus de votre fichier clients puissent prendre des rendez-vous en ligne et créer leurs fiches (les champs nom, prénom, téléphone et email sont obligatoires)

  • Choisissez si le client peut choisir son membre du personnel ou si le logiciel choisit ce membre au hasard parmi les personnes disponibles. Si vous cochez la case “choisit son membre du personnel”, nous vous conseillons de mettre une photo sur la fiche de tous vos membres du personnel. Si vous travaillez seul.e, laissez les deux cases vides. 

  • Dans la plage en dessous, vous pouvez indiquer si vous le souhaitez, un texte qui apparaîtra au niveau du planning sur votre site de réservation.

Passons maintenant à l’onglet “Listes des prestations”, nous vous invitons à l’ouvrir pour le paramétrer :

Ici, vous allez pouvoir choisir l’ordre dans lequel vos prestations seront visibles sur votre site internet.

Passons maintenant à l’onglet “Images”, nous vous invitons à l’ouvrir pour le paramétrer : 

  • Modifier l’image de fond du site,

    Nous vous conseillons de choisir une image avec un fond uni ou une image abstraite. Si vous n’avez pas d’idée vous pouvez en trouver dans notre bibliothèque d’image

Passons maintenant à l’onglet “Personnalisation de l’interface”, nous vous invitons à l’ouvrir pour le paramétrer. Ici vous allez pouvoir modifier toutes les couleurs de votre site de réservation en cliquant tout simplement sur la pipette à droite de chaque couleur. 

Afin que les paiements effectués par vos clients sur votre site puissent arriver sur votre compte bancaire, il faut que nous puissions créer votre compte chez LemonWay, notre partenaire bancaire.

Pour ça, nous allons avoir besoin de certains documents. Cliquez sur le statut vous correspondant ci-dessous pour voir la liste des documents dont nous avons besoin et nous les transmettre. 

Rendez-vous dans “Paramétrages” puis cliquez sur “Paramètres de la boutique en ligne / site de réservation” et enfin allez dans l’onglet “Offre PRO+ (boutique en ligne)”

Renseignez les champs suivants :

  • Cliquez sur « Modifier les CGV de la boutique en ligne » pour indiquer vos conditions générales de vente.

    Attention, il s’agit d’une obligation légale, il faudra les compléter au plus vite. Nous nous réservons le droit de couper l’accès à votre site internet si vos CGV ne sont pas complétées plus d’un mois après la mise en ligne du site internet.

    Vos conditions générales de vente ont pour objectif de donner des informations sur les modalités d’achat, de vente et de retour dans votre salon. C’est à ces conditions que vos clients pourront se référer en cas de conflit.

    Il faut y indiquer votre politique en matière d’acompte, de retour, etc.

    N’étant pas juriste, nous ne pouvons légalement pas vous conseiller sur la rédaction de vos conditions générales de vente. Voici les conseils du gouvernement concernant les CGV.

  • Cocher la case “Vendre des abonnements en ligne” si vous souhaitez que vos clients puissent prendre des abonnements directement via votre site internet. 

    Si vous cochez cette case, il faudra compléter ou cocher les cases suivantes :

  • Cochez la case “Faire payer uniquement une partie de l’abonnement” et indiquez le pourcentage souhaité dans “Pourcentage” si vous souhaitez que le client paie seulement une partie de son abonnement en ligne. Par défaut, les clients devront en payer l’intégralité.
  • Vérifiez la liste complète de vos abonnements et faites un tri si certains ne sont plus réalisés. Si c’est le cas, sélectionnez l’abonnement en question puis modifiez le pour cocher la case “Cet abonnement n’est plus réalisé” en haut à droite.
  • Sur chacune des fiches abonnement, allez sur l’onglet “Infos utiles sur la boutique en ligne (PRO+), indiquez une description détaillée de votre abonnement si vous le souhaitez, ajoutez une photo et indiquez si l’abonnement est réservable, visible (cela veut dire que les clients verront l’abonnement en ligne mais il ne sera pas réservable) ou invisible.

  • Cochez la case “Réservation avec paiement” si vous souhaitez que vos clients payent, tout le rendez-vous ou une partie en ligne. 

    Si vous cochez cette case, il faudra compléter ou cocher les cases suivantes : 

  • « Ne faire payer que les nouveaux clients”, en cochant cette case seuls les clients ne figurant pas déjà dans votre fichier clients et ceux s’y trouvant depuis moins d’un mois devront payer en ligne.

  • “Ne faire payer que les clients non régulier”, en cochant cette case seuls les clients étant indiqué comme “client régulier” sur leur fiche pourront ne pas payer.

  • “Définir un palier au-delà duquel les clients devront payer”, ici indiquez une somme d’argent à partir de laquelle les clients devront payer sur votre site.

    Exemple si vous indiquez 150 €, pour toute réservation en dessous de ce montant les clients ne paieront rien alors qu’au-dessus ils devront payer.

  • “Ne faire payer qu’une avance sur prestation”, en cochant cette case les clients ne paieront pas la totalité de leur rendez-vous mais uniquement une avance qu’il faudra définir dans la case “Pourcentage”.

  • Cochez la case “Vendre des produits en ligne” si vous souhaitez que vos clients puissent acheter des produits sur votre site. 

    Si vous cochez cette case, il faudra compléter ou cocher les cases suivantes : 

  • “Livraison des produits par la poste”, en cochant cette case vous pourrez proposer à vos clients d’envoyer leurs achats, par défaut cela sera en click&collect.

    Si vous cochez cette case, merci d’indiquer dans la case “Prix livraison par défaut TTC”, la somme que les clients devront payer pour l’envoi des produits et d’indiquer dans “Livraison offerte à partir de”, à partir de quelle somme d’achat vous offrez la livraison. Si vous laissez ce champ vide, la livraison ne sera jamais offerte.

  • Ajouter des images à vos catégories de produits dans l’onglet « Stock »

    Pss : Si vous n’avez pas d’image, vous pouvez faire un tour dans notre bibliothèque d’image.

  • Vérifiez la liste complète de vos produits et faites un tri si certains ne sont plus vendus. Si c’est le cas, modifiez le pour cocher la case “Ce produit n’est plus utilisé/vendu” en haut à droite.
  • Sur chaque fiche produit, allez dans l’onglet “Infos utiles sur la boutique en ligne (PRO+) » et ajoutez une description détaillée, une photo, indiquez le statut du produit en ligne (accessible à la vente en ligne, visible ou invisible), indiquez le poids du produit (avec son emballage) si vous faites de l’envoi et indiquez s’il s’agit d’un produit star (Si oui, il sera placé en haut de la liste des produits en vente)

Rendez-vous dans “Paramétrages” puis cliquez sur “Paramètres de la boutique en ligne / site de réservation” et enfin aller dans l’onglet “Images”

Renseignez les champs suivants :

  • Ajoutez une image qui apparaitra dans l’encart  “Vendre des abonnements ” . 

  • Ajoutez une image qui apparaitra dans l’encart  “Prendre un rendez-vous ” . 

    Pss : Si vous n’avez pas d’image, vous pouvez en choisir une dans notre bibliothèque d’image.

  • Ajoutez une image qui apparaitra dans l’encart  “Acheter des produits ” . 

    Pss : Si vous n’avez pas d’image, vous pouvez en choisir une dans notre bibliothèque d’image.

Une fois toutes ces informations correctement renseignées, votre offre PRO+ est parfaitement paramétrée ! 

Nous vous invitons à prendre rendez-vous avec l’équipe Créfia, via cet agenda, pour le contrôle de votre paramétrage avant de communiquer sur le lancement de la réservation et la boutique en ligne. Attention, nous vous rappelons que vous devez avoir fait l’intégralité des paramétrages ci-dessus avant de prendre votre rendez-vous de contrôle. 

Une fois toutes ces informations correctement renseignées, votre offre PRO + est parfaitement paramétrée ! Rendez-vous sur votre site internet et faites un test de prise de rendez-vous 😉

Nous vous invitons à prendre rendez-vous l’équipe Créfia via cet agenda pour caler votre rendez-vous de contrôle avant de communiquer sur le lancement de votre site de réservation/boutique en ligne auprès de vos clients. Attention, nous vous rappelons que vous devez avoir fait l’intégralité des paramétrages ci-dessus avant de prendre votre rendez-vous de contrôle.

Prendre rendez-vous pour mon contrôle

Quand tout sera ok, pour bien communiquer sur votre site internet , nous vous conseillons 👇

  • D’envoyer un sms à l’ensemble de vos clients pour les informer que la réservation en ligne est maintenant possible !

  • De partager l’information sur vos réseaux sociaux.

  • De mettre à jour votre page « Google my business » pour y mettre le lien de votre site internet

  • De changer votre messagerie vocale pour indiquer à vos clients qu’ils peuvent prendre rendez-vous en ligne, en précisant bien le lien du site.

Remplissez ce formulaire et accédez à nos templates gratuits et modifiables pour votre salon !