EBT SCHOOL - Niveau 1 - Etape 4 - Sous étape 1 - Bienvenue chez Easybel Toilettage

Compter la caisse

Avec tout ce que nous avons appris précédemment, vous avez maintenant toutes les bases pour utiliser le logiciel au cours de la journée. Mais une fois celle-ci terminée, il sera important de compter votre caisse pour vous assurer qu’il n’y a pas eu d’erreurs d’encaissements.

Tutoriel écrit :

Accéder à la caisse, rendez-vous dans le menu Principal , cliquez sur « Gestion de la caisse » puis sur « Compter la somme des règlements de la journée ».

Attention, cette action doit être faite en fin de journée ou le matin avant de débuter la journée suivante car cela clôture votre journée, vous ne pourrez donc plus faire de ticket, ni enregistrer de règlements, avant le lendemain dès le moment où vous avez compté la caisse.

Si vous comptez votre caisse par erreur mais que vous devez encore saisir des tickets au cours de la journée, nous vous conseillons de noter sur une feuille (ou dans un tableur comme Excel) tous ces encaissements (client, somme réglée, mode de règlement, éventuellement produits achetés). Vous pourrez rentrer les tickets le lendemain en faisant une note à votre comptable pour l’informer du fait que vous aviez compté votre caisse par erreur et qu’il s’agit de ticket de la veille. (Nous verrons lors du niveau 2, comment faire une note à votre comptable)

Après avoir indiqué quel employé allait compter la caisse, vous arriverez sur cette page :

Dans la partie “Données enregistrées dans le logiciel” (en bas à gauche), vous retrouverez le récapitulatif des données de la journée selon leur nature :

Fond de caisse : le fond de caisse est la somme que vous aviez en caisse en début de journée
Somme des règlements d’espèces : paiement en espèces fait par les clients dans la journée (en cliquant sur la flèche, vous aurez tous les détails des paiement, ainsi que le nom des clients)
Sortie/Entrée manuelle d’espèces : ces lignes se créent lorsque vous avez fait une entrée ou une sortie d’espèces manuelle dans la journée. Dans le tutoriel suivant, nous verrons comment enregistrer une entrée ou une sortie d’espèce
Total espèces : Il est égal au fond de caisse + les règlements en espèces + les entrées manuelles d’espèces – les sorties manuelles d’espèces.
Total Carte bleue : paiement par carte bleue fait par les clients dans la journée (en cliquant sur la flèche, vous aurez tous les détails des paiement, ainsi que le nom des clients)
Total CB sans contact : paiement par CB sans contact fait par les clients dans la journée (en cliquant sur la flèche, vous aurez tous les détails des paiement, ainsi que le nom des clients)
Total chèques : paiement par chèque fait par les clients dans la journée (en cliquant sur la flèche, vous aurez tous les détails des paiement, ainsi que le nom des clients)
Total autres : Total des autres paiement comme par exemple : par virement, paypal… (cliquez sur la flèche pour avoir le détail)

Dans la partie “Autres données enregistrées dans le logiciel” (en bas à gauche), vous retrouverez le récapitulatif des données de la journée selon leur nature :

Utilisation bons fidélité : si vous avez activé la fidélité par point, ce champ indique les bons fidélité utilisés (cliquez sur la flèche pour avoir le détail)
Utilisation avances sur prestation : toutes les avances sur prestation utilisées dans la journée (cliquez sur la flèche pour avoir le détail)
Total bon d’achat utilisés dans la journée : cliquez sur la flèche pour avoir le détail
Total remboursement : total des remboursements fait par la société dans la journée, suite à des annulations de tickets ayant eu des règlements d’enregistrés (cliquez sur la flèche pour avoir le détail)
Total règlement annulés : tous les règlements qui ont étés annulés dans la journée (cliquez sur la flèche pour avoir le détail)

Toutes ces informations sont pré-remplies et données à titre indicatif.

Dans la partie “combien y’a t-il réellement en caisse”, vous devez venir indiquer l’argent en espèces se trouvant en caisse pour ça vous avez plusieurs possibilités :

La première, pour éviter les erreurs de caisse, est de compter l’espèce à l’aide des pièces et billets se trouvant en haut de l’écran. En indiquant ce que vous avez en caisse, cela comptera automatiquement la somme dans “total des espèces en caisse”
Vous avez également la possibilité de compter vous-même et d’indiquer directement la somme dans “total des espèces en caisse”

Si une croix rouge apparaît, c’est qu’il y a une erreur de caisse. La somme dans votre caisse ne correspond pas à au total des espèces estimé par le logiciel.

Dans ce cas plusieurs possibilité :

Vous avez mal renseigné un règlement et dans ce cas vous pouvez modifier vos règlements de la journée en cliquant sur “Accéder au suivi des règlements”
Vous avez fait une erreur de rendu monnaie ou vous avez été victime d’un vol et dans ce cas, il faudra valider la caisse avec une erreur et en indiquer la raison (si vous la connaissez, ou laissez « erreur de caisse »)

Après avoir rempli les champs, vous pouvez confirmer en cliquant sur “Valider la caisse”.

Info bonus

C’est au moment du compte de caisse que les points fidélité des clients sont enregistrés sur leur fiche, et que les bons fidélité sont créés et envoyé aux clients pour ceux qui ont atteint le seuil fidélité
C’est après avoir compté la caisse que le logiciel envoie les mails ou SMS automatique de demande d’avis si vous avez activé cette fonctionnalité.

FIN ! Avant, pendant ou après avoir compté la caisse, il se peut que vous ayez besoin de faire une entrée ou une sortie manuelle d’espèce, c’est pourquoi nous allons de suite voir comment procéder !