EBT SCHOOL - Niveau 1 - Etape 4 - Sous étape 1 - Bienvenue chez Easybel Toilettage

Compter la caisse

Avec tout ce que nous avons appris précédemment, vous avez maintenant toutes les bases pour utiliser le logiciel au cours de la journée. Mais une fois celle-ci terminée, il sera important de compter votre caisse pour vous assurer qu’il n’y a pas eu d’erreurs d’encaissements.

Tutoriel écrit :

Accéder à la caisse, rendez-vous dans le menu Principal , cliquez sur « Gestion de la caisse » puis sur « Compter la somme des règlements de la caisse ».

Attention, cette action doit être faite en fin de journée ou le matin avant de débuter la journée suivante car cela clôture votre journée, vous ne pourrez donc plus faire de ticket avant le lendemain après avoir compté la caisse.

Si vous comptez votre caisse par erreur mais que vous devez encore saisir des tickets au cours de la journée, nous vous conseillons de noter sur une feuille (ou dans un tableur comme Excel) tous ces encaissements (client, somme réglée, mode de règlement, éventuellement produits achetés). Vous pourrez rentrer les tickets le lendemain en faisant une note à votre comptable pour l’informer du fait que vous aviez compté votre caisse par erreur et qu’il s’agit de ticket de la veille. (Nous verrons lors du niveau 2, comment faire une note à votre comptable)

Après avoir indiqué quel employé allait compter la caisse, vous arriverez sur cette fenêtre :

Dans la partie “Données enregistrée dans le logiciel” (en bas à gauche), vous retrouverez le récapitulatif des données de la journée selon leur nature :

Fond de caisse : le fond de caisse est la somme que vous aviez en caisse en début de journée
Entrée manuelle d’espèces : cette ligne se crée lorsque vous avez fait une entrée d’espèces dans la journée. Dans le tutoriel suivant, nous verrons comment enregistrer une entrée d’espèce
Total espèces : Il est égal au fond de caisse + les règlements en espèces + les entrées manuelles d’espèces – les sorties manuelles d’espèces.
Total Carte bleue : paiement par carte bleue fait par les clients dans la journée (en cliquant sur la flèche, vous aurez tous les détails des paiement, ainsi que le nom des clients)
Total CB sans contact : paiement par CB sans contact fait par les clients dans la journée (en cliquant sur la flèche, vous aurez tous les détails des paiement, ainsi que le nom des clients)
Total chèques : paiement par chèque fait par les clients dans la journée (en cliquant sur la flèche, vous aurez tous les détails des paiement, ainsi que le nom des clients)
Utilis.avances sur presta. : toutes les avances sur prestation utilisées dans la journée(cliquez sur la flèche pour avoir le détail)
Total bon d’achat utilisés dans la journée -> cliquez sur la flèche pour avoir le détail
Total remboursement : total des remboursements fait par la société dans la journée (cliquez sur la flèche pour avoir le détail)
Total règlement annulés : tous les règlements qui ont étés annulés dans la journée, (cliquez sur la flèche pour avoir le détail)
Total autres : Total des autres paiement comme par exemple : par virement, paypal… (cliquez sur la flèche pour avoir le détail)
Sorties manuelles d’espèces : cette ligne se créée lorsque vous avez fait une sortie d’espèces dans la journée. Dans le tutoriel suivant, nous verrons comment enregistrer une sortie d’espèce
Règlement en espèces : tous les règlements fait par les clients en espèces dans la journée (cliquez sur la flèche pour avoir le détail)

Toutes ces informations sont pré-remplies et données à titre indicatif.

Dans la partie “combien y’a t-il réellement en caisse” (au milieu de l’écran à droite), vous devez venir indiquer l’argent liquide se trouvant en caisse pour ça vous avez plusieurs possibilités :

La première, pour éviter les erreurs de caisse, est de compter l’espèce à l’aide des pièces et billets se trouvant en haut de l’écran. En indiquant ce que vous avez en caisse, cela vous comptera automatiquement votre total dans “total des espèces en caisse”
Vous avez également la possibilité de compter vous-même et d’indiquer directement la somme dans “total des espèces en caisse”

Si à côté de cette case une croix rouge apparaît, c’est qu’il y a une erreur de caisse. La somme dans votre caisse ne correspond pas à votre fond de caisse + les espèces aujourd’hui et non remise en banque.

Dans ce cas plusieurs possibilité :

Vous avez mal renseigné un ticket et dans ce cas vous pouvez modifier vos tickets de la journée en cliquant sur “Accéder au suivi des règlements”
Vous avez fait une erreur de rendu monnaie ou vous avez été victime d’un vol et dans ce cas, il faudra valider la caisse avec une erreur et en indiquer la raison.
Vous viendrez par la suite corriger cet écart en faisant une entrée ou une sortie manuelle de caisse.

Après avoir rempli les champs, vous pouvez confirmer en cliquant sur “Valider la caisse”.

FIN ! Avant, pendant ou après avoir compté la caisse, il se peut que vous ayez besoin de faire une entrée ou une sortie manuelle d’espèce, c’est pourquoi nous allons de suite voir comment procéder !