Administrer une fiche client

Maintenant que la création d’un client et son animal, et la gestion de votre fichier client n’a plus de secret pour vous, voyons tout ce que peut vous apporter une fiche client ! Elle regorge d’informations et nous allons donc commencer par voir 3 de ses 8 onglets qui la composent. Patience, les autres seront traités un peu plus loin dans le parcours de formation ! 

Tutoriel écrit : 

Ouvrez une fiche client, pour ça : accéder au fichier clients depuis le menu Principal  et double cliquer sur une fiche client créée. 

Cette fiche est composée de multiples informations que nous allons détailler au fur et à mesure de cette formation. 

Dans la partie haute de l’écran, vous retrouverez les principales informations sur votre client : 

Dans la partie gauche de cet affichage vous retrouverez : 

  • Le smiley correspondant au statut du client : nouveau, régulier ou blacklisté. Si cet espace est vide, c’est que votre client n’a pas de statut particulier.

Dans la partie haute de l’affichage vous retrouverez :  

  • les informations principales du client : Nom, prénom, téléphone, commentaires, date de dernier rendez-vous

  • un encart permet de suivre les points fidélité ou le nombre de passage fidélité selon le système de fidélité activé dans le logiciel

  • sur la droite les infos utiles : si le client vous doit de l’argent, si il n’a pas honoré des rendez-vous, si il possède un abonnement, son panier moyen, le nombre de rendez-vous et ventes.

Nous allons maintenant nous attarder sur les onglets « animaux », “rendez-vous” et “ventes”. Les autres onglets vous seront expliqués dans le reste de la formation 😉

Onglet Animaux

Dans l’onglet « Animaux » de la fiche client, vous avez un tableau avec l’ensemble des animaux du client (nom, type, sexe, race, date du dernier rendez-vous photo et couleur). 

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer un animal en cliquant sur les boutons ,  ou .

Lorsque vous sélectionnez un animal dans le tableau, vous pouvez voir plus d’informations sur l’animal en dessous du tableau.

 

Onglet RENDEZ VOUS

Dans l’onglet “rendez-vous” de la fiche client, vous avez un tableau avec la liste des rendez-vous passés et à venir du client (et de ses animaux) avec les informations suivantes (par défaut, le tableau est trié par ordre décroissant) :  

  • La date du rendez-vous
  • L’heure du rendez-vous
  • L’animal concerné
  • Un commentaire concernant le rendez-vous
  • Le total TTC du rendez-vous (pour les rendez-vous déjà facturés)
  • Si le rendez-vous n’a pas été honoré, alors la case ‘Non Honoré’ sera cochée
  • Si le rendez-vous a été annulé, alors la case ‘Annulé’ sera cochée

Dans ce tableau, les lignes de rendez-vous peuvent avoir différents coloris : 

  • Les rendez-vous blanc sont facturés
  • Les rendez-vous grisés sont non facturés
  • Les rendez-vous en gris foncé sont annulés (le ticket de caisse du rendez-vous a été annulé).
  • Les rendez-vous en bleu sont des rendez-vous d’abonnement
  • Les rendez-vous en rouge foncé sont non-honorés
  • En cliquant sur un rendez-vous non facturé, deux boutons de plus apparaissent : 
    • Vous pourrez facturer le rendez-vous en cliquant sur 
    • En cliquant sur le bouton , vous pourrez indiquer le rendez-vous comme non honoré

À droite du tableau vous retrouvez plusieurs boutons : 

 
  • Ajouter un nouveau rendez-vous avec le bouton : 
  • Modifier un rendez-vous avec le bouton : 
  • Ajouter un commentaire avec le bouton : 
  • Supprimer le rendez-vous sélectionné avec le bouton :   

    Attention ce bouton est uniquement visible si le rendez-vous n’est pas encore facturé. 

Pour finir, dans la partie basse de l’écran, vous avez le détail des prestations du rendez-vous sélectionné.

Vous avez également un tableau « produits utilisés » qui vous permet de lister les produits utilisés lors du toilettage et ainsi facilement les retrouver la fois suivante pour ne pas les utilisés à nouveau  si le chien a eu un allergie ou au contraire les réutilisés si le produit a plu à l’animal et au maître.

Onglet VENTES : 

 Dans le premier tableau s’affiche : 

  • La date de la vente
  • Le commentaire assigné à la vente
  • Le total TTC
  • Une case qui vous indique si la vente a été annulée

A droite du tableau, vous trouverez le bouton  , qui permet de créer un nouveau ticket de vente de produits.

Dans le tableau en dessous, vous retrouvez le détail des produits de la vente sélectionnée, avec : 

  • la quantité achetée
  • la référence produit
  • la description du produit
  • le vendeur
  • la TVA
  • le prix unitaire
  • la remise TTC
  • le total TTC
  • Une case « retour » qui est cochée en cas de vente annulée. 
 

Et voilà, nous avons fait le tour ! Vous savez, maintenant, tout ce qu’il y a à savoir sur la gestion du fichier client, mais savez vous pourquoi est-ce si important d’avoir toutes ces informations? 

Le fait de connaître quelques informations personnelles,  les habitudes et les attentes de vos clients vous sera très utile pour la fidélisation. Ainsi vous pourrez lui offrir l’expérience qu’il attend mais aussi lui porter de l’attention.  

FIN ! 🍾 Nous sommes certains que vous allez pouvoir mettre pleins de choses en place maintenant que vous savez tout ça ! On se donne rendez-vous pour la suite.

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