EBT SCHOOL - Niveau 1 - Etape 1 - Sous étape 1 - Bienvenue chez Easybel Toilettage

Compléter la fiche établissement et les paramètres logiciel

La fiche « Mon établissement » est l’endroit où vous allez venir renseigner tout ce qui concerne votre salon. Ce tutoriel a pour but de vous accompagner dans une première phase de personnalisation de votre fiche établissement et paramétrages logiciel, notamment des onglets « principal » et « planning », ainsi que les informations obligatoires pour la NF525. Les autres onglets feront l’objet d’un paramétrage dans la suite de votre formation.

Tutoriel écrit :

Mon établissement

Pour commencer, nous vous invitons à cliquer sur l’onglet Paramétrages depuis la page d’accueil du logiciel, puis sur “Mon établissement”.

En arrivant sur cette page, vous allez pouvoir compléter les informations concernant votre salon :

Nom (Enseigne) : Il s’agit du nom de votre salon, celui que vos clients connaissent. Il peut être différent de votre raison sociale. C’est celui qui apparaîtra sur vos tickets de caisse.
Raison sociale : c’est le nom officiel de l’entreprise, il est obligatoire de le mentionner sur les factures.
Adresse
CP/Ville
Pays
Taux de TVA
Numéro de SIRET
Numéro de TVA intracommunautaire : vous pouvez marque « NEANT » si vous n’êtes pas assujetti à la TVA
Code NAF
Téléphone, téléphone portable et Email
Site internet, Compte Instagram et Page Facebook
Horaires : Il s’agit d’un champ libre de texte, utile pour les personnes qui utilisent notre version PRO ou PRO+ et qui ont un site de réservation en ligne. Si ce n’est pas votre cas ou que vous êtes en phase de test, vous pouvez laisser cette case vide.

Vous avez la possibilité de mettre le logo de votre société en le téléchargeant en cliquant sur le bouton . Ce logo s’affichera en haut de vos tickets de caisse, personnalisera votre interface mais sera aussi visible sur votre site de réservation (si vous utilisez PRO ou PRO+).
Le format idéal est de 345*96 pixel.

Validez bien en sortie de la page en cliquant sur le bouton « Valider » pour que vos modifications soient prises en compte.

Paramètres logiciel

Pour continuer, restez sur l’onglet Paramétrages et cliquez sur le bouton “Paramètres logiciel”.

Maintenant que les premières informations ont été renseignées sur la fiche Mon établissement, nous vous invitons à compléter l’onglet “Principal” des paramètres logiciel :

Sur cet onglet « principal », vous allez renseigner quelques informations concernant votre salon :

La devise que vous utilisez
La paramétrage de l’avance sur prestations. Il s’agit du pourcentage que les clients devront payer si vous choisissez de demander une avance sur prestations lors de la prise de rendez-vous. Nous verrons dans la suite des tutoriels comment prendre un rendez-vous et demander une avance sur prestation.
Une rubrique de gestion du stock qui vous permet de choisir d’afficher ou non les produits lors de l’enregistrement d’un ticket en fonction de leur état en stock (produits en rupture…) .

Dans l’onglet “Planning” :

Renseignez les points suivants :

Les horaires de votre salon
Attention, ces horaires viendront définir les plages affichées dans votre planning, il faut donc indiquer l’horaire le plus matinal et l’horaire le plus tardif que vous pouvez faire mais aussi vos horaires journaliers en cliquant sur “Modifier les jours d’ouverture”. Si, un jour, vous souhaitez changer l’amplitude horaire affichée dans votre planning, c’est ici qu’il faudra venir modifier les paramètres.

Ouvrez maintenant l’onglet Mail/SMS automatique – l’onglet Envoi de mails – l’onglet « Paramètres généraux » :

Vous retrouvez premièrement la partie paramétrage mail. C’est ce paramétrage qui vous permettra de connecter votre boîte mail au logiciel et donc d’envoyer des mails gratuitement via le SMTP.
Le SMTP, “Simple Transfert Protocol”, est un protocole commun aux systèmes de messagerie pour l’envoi de courrier. Il vous permet donc de connecter une adresse mail gratuite (type gmail, outlook, etc.) à notre logiciel.
Attention, il est important de noter que l’envoi d’email via ce système est soumis aux règles de votre serveur. Ainsi, nous n’avons pas de possibilité de suivre les mails envoyés par ce biais et généralement cela ne fonctionne que pour l’envoi de mails occasionnels du type emails de rappel de rendez-vous mais pas pour des envois groupés comme une newsletter. En effet, la plupart des serveurs gratuits (gmail, outlook, etc.) bloquent l’envoi au-delà de 100-200 mails/jours. Vous pouvez vous rapprocher de votre serveur ou de votre hébergeur pour connaître leurs conditions.
Pour paramétrer votre email :

- Renseignez l’adresse mail avec laquelle vous souhaitez envoyer les mails.
- Dans la partie adresse smtp : vous devez indiquer l’adresse SMTP en lien avec votre serveur (gmail, outlook, etc.).
  Vous pouvez trouver cette adresse sur internet en tapant “paramètrage SMTP + le nom de votre serveur (orange/hotmail/etc).” ou en contactant votre serveur.
- Dans la partie en dessous, indiquez le port correspondant à votre fournisseur de messagerie. Il s’agit généralement de : 587 ou 465. Pour savoir lequel est le bon, il suffit juste de faire une recherche sur internet en tapant “Port SMTP + le nom de votre serveur (orange/hotmail/etc).” ou en contactant votre serveur.
- Dans password, indiquez le code d’accès à votre messagerie puis appuyez sur “tester”.
  Attention,certains fournisseurs imposent de générer un mot de passe d’application pour utiliser cette fonction et bien souvent pour accéder à ce paramétrage il faut activer l’authentification en 2 étapes.
  Voici la liste des fournisseurs concernés (Liste non exhaustive) : Gmail, Outlook, Hotmail et Yahoo.
  Pour envoyer des emails en illimité et avoir un suivi de vos envois (taux d’ouverture, etc.) vous pouvez vous abonner à notre service de mailing PRO.

Passons au dernier onglet “Autres infos” :

Dans la partie : “Message de bas de ticket” : Vous pouvez écrire le message que vous souhaitez voir imprimé au bas de vos tickets (horaires du salon, message promotionnel, date de fermeture du salon, ou tout autre information que vous souhaitez communiquer à vos clients). Si vous laissez ce champ vide, cela écrira automatiquement “Merci de votre fidélité” en bas du ticket.

Les champs obligatoire pour la NF525

Si vous souhaitez vérifier que tous les champs obligatoires pour la NF525 sont bien renseignés, restez sur l’onglet Paramétrages et cliquez sur le bouton “Champs obligatoires NF525”.

Si tous les champs sont bien renseignés, tout sera coché en vert :

Si des champs ne ont pas bons, apparaitra alors une coche rouge :

Il est impératif que tous les champs soient en vert, car ces informations sont obligatoires et reprises sur tous vos tickets et factures.

FIN ! Cette première étape n’était pas des plus faciles, mais rassurez vous une fois les premiers paramètrages faits et votre logo ajouté, vous n’aurez pas à revenir dessus par la suite.

N’hésitez pas à nous contacter au 04.50.67.71.04 si vous avez besoin d’aide. Pour vous rassurer de suite, les choses vont maintenant devenir plus concrètes dès le prochain tutoriel !